Présentation du Client et Contexte
Notre client est un groupe de services employant plus de 300 collaborateurs répartis sur une vingtaine de sites en France.
Cette entreprise, organisée autour de cinq métiers principaux, repose sur une structure analytique assez classique avec deux marqueurs clés pour chaque compte comptable :
- Un préfixe définissant le métier : par exemple, les comptes de chiffre d’affaires pour l’activité A commencent par « 7061 », ceux pour l’activité B par « 7062 », etc.
- Un suffixe identifiant le site : par exemple, les comptes du site Z se terminent par « 001 », ceux du site Y par « 002 », etc.
Chaque mois, le client produit un tableau de bord financier présentant les indicateurs stratégiques – chiffre d'affaires (CA), masse salariale et marge brute – sous forme de matrice à double entrée (par site et par métier).
Cependant, l’absence d’automatisation de ce reporting génère une charge de travail importante pour les équipes, notamment le responsable financier qui passe plusieurs heures chaque mois sur ce process.
Problématique et Défis
La problématique principale était liée à un processus manuel chronophage et sujet à erreur. Chaque mois, le responsable financier devait :
- Extraire les données : accéder au fichier des écritures comptables (FEC) pour le chiffre d’affaires et au logiciel de paie pour les charges de personnel.
- Regrouper et consolider les données : agréger les comptes de CA et les informations collaborateur par collaborateur pour la masse salariale.
- Saisir manuellement les chiffres dans un tableau Excel à des fins de reporting.
Ce processus, outre son coût en temps (plus de 6 heures par mois), impliquait de multiples risques d’erreurs :
- Des erreurs de transcription lors de la ressaisie des données.
- Une impossibilité d’analyser les données en cumul annuel sans additionner manuellement les 12 onglets mensuels, multipliant les risques de calculs erronés.
Ces défis impactaient directement la fiabilité et la rapidité du reporting financier, rendant le pilotage moins réactif.
Solutions Apportées
Face à ces enjeux, notre intervention s’est concentrée sur une automatisation complète du processus de reporting, tout en prenant soin d’intégrer des contrôles de fiabilisation des données.
Étape 1 : Accès et Actualisation des Sources de Données
Nous avons défini les modalités d’accès et d’actualisation des deux bases de données principales :
- Fichier des écritures comptables (FEC) pour le chiffre d’affaires.
- Logiciel de paie pour les charges salariales.
Étape 2 : Enrichissement des Bases de Données
Pour structurer les données, nous avons :
- Ajouté des marqueurs analytiques : grâce à une table de correspondance, chaque ligne des FEC et des données de paie a été enrichie pour caractériser le site et le métier.
- Séquencé les dates : nous avons ajouté un champ spécifique permettant d’effectuer des analyses aussi bien mensuelles qu’annuelles en cumul.
Étape 3 : Automatisation avec Power Query
Nous avons automatisé les traitements dans Power Query, en créant une logique systématisée :
- Consolidation des données : un pipeline défini pour regrouper et agréger les différents comptes comptables et informations salariées.
- Vérifications et contrôles : intégration de formules pour contrôler la complétude et l’exactitude des données.
- Mise en place d’un tableau de bord interactif : un bouton permet au client de basculer entre une vue mensuelle et une vue cumulée en un seul clic.
Étape 4 : Design et Expérience Utilisateur
En dehors des aspects techniques, nous avons :
- Optimisé le design du tableau de bord pour le rendre intuitif et agréable à utiliser.
- Intégré des graphiques aux couleurs du client pour une meilleure lisibilité des données.
- Documenté une synthèse imprimable en PDF, facilitant la présentation des résultats.
Résultats Obtenus
Les résultats obtenus illustrent clairement les bénéfices d’une automatisation bien conçue :
- Suppression totale des traitements manuels : les 6 heures nécessaires chaque mois ont été réduites à seulement 3 minutes.
- Fiabilité renforcée : les risques d’erreurs humaines ont été éliminés grâce à des contrôles systématiques.
- Simplicité d’actualisation : le reporting est actualisé en quelques clics, permettant un pilotage plus réactif.
- Amélioration visuelle : le tableau de bord modernisé offre une meilleure expérience utilisateur.
Le Plus Winside
En marge du cahier des charges initial, nous avons proposé des solutions supplémentaires pour améliorer l’expérience client :
- Tableaux et graphiques personnalisés, adaptés aux besoins précis du client.
- Documentations claires et prêtes à l’emploi, facilitant l’adoption par les équipes.
Perspectives et Opportunités
Ce cas illustre parfaitement l’importance d’une automatisation des processus de reporting financier, en particulier pour les entreprises avec des données régulièrement normées comme les FEC (fichier des écritures comptables) et les DSN (déclarations sociales nominatives).
Les bénéfices pour les organisations sont multiples :
- Réduction des tâches rébarbatives : libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Amélioration de la précision : suppression des erreurs manuelles.
- Pilotage accéléré : accès quasi instantané aux données actualisées.
Si, comme ce client, vous avez l’impression que vos équipes répètent les mêmes tâches chaque mois, il est peut-être temps de repenser vos processus.