A la suite du départ du Directeur Administratif et Financier salarié, cette start-up a choisi de tester le concept de DAF à temps partagé. Avec une feuille de route très ambitieuse…
Le contexte et le cahier des charges
A la suite d’un pivot stratégique, notre futur client repart d’une feuille blanche. La directrice financière historique s’oriente vers de nouveaux challenges, et le poste est donc à pourvoir.
Winside est retenu et les sujets sont nombreux :
✅ Refondre et fiabiliser les prévisionnels d’activité
✅ Poursuivre l’instruction des dossiers de financements externes, qui incluent une levée de fonds en préparation, un levier bancaire et une subvention très significative
✅ Piloter une équipe de 2 personnes au sein du département
✅ Assurer la correcte tenue des états financiers, incluant un reporting mensuel à un board international, la clôture de l’exercice fiscal, l’intervention des commissaires aux comptes, et la tenue d’une assemblée générale à venir.
Compte tenu de la complexité et de la densité de la feuille de route, un volume mensuel de 8 jours est préconisé. Ce sera le lundi et le mardi de chaque semaine, approximativement.
Les traitements récurrents incluront :
✅ Mise à jour continue du Business Plan,
✅ Itérations sur la scénarisation du Business Plan,
✅ Reporting mensuel pour le 10 du mois suivant.
L’organisation concrète
L’ensemble des services logiciels de la société étant utilisés en mode SaaS, notre consultant est invité à utiliser son propre matériel.
Une adresse mail dans le domaine du client et une signature sont créées. C’est parti !
Les temps d’échanges principaux sont les suivants :
✅ Un “1 on 1” d’une heure avec le CEO tous les lundis à 14h
✅ Un meeting avec l’équipe du service administratif et financier d’une heure, également les lundis, de 16h à 17h
✅ La participation à tous les événements collectifs type soirées de Team Building ou séminaires de réflexion stratégique.
Nous vivons notre rôle pleinement. Une ressource externalisée doit être appréhendée exactement comme n’importe quelle autre ressource de la société, ce qui implique d’adopter l’ensemble des règles et des codes qui ont court dans l’entreprise.
Principaux enseignements
Douze mois après le début de la mission, en voici les principaux enseignements :
Les opérations essentielles du service fonctionnent normalement : facturation, encaissement, comptabilité, reporting,… Les deux personnes de l’équipe finance sont demeurées en poste, et apprécient le rythme impulsé par Winside.
Les attendus particuliers de la mission ont été réalisés. Les traitements récurrents (maintien à jour de budget, reporting) doivent prendre au maximum 3 jours par mois, ce qui dans le cas de ce client, laisse 5 jours par mois pour les projets.
Les réalisations de la société sur cette période :
✅ une levée de fonds
✅ une levée de dette bancaire
✅ un nouveau plan de BSPCE
✅ une clôture fiscale sereine
✅ la sécurisation d’une subvention
✅ une migration de logiciel comptable
Temps partagé ne signifie pas que le travail n’est fait qu’à moitié !
Les éléments clé à la base de réussite de la mission sont connus :
✅ une communication précise et constante, entre le CEO et le DAF à temps partagé, et entre le DAF et ses équipes,
✅ également, une communication interservices avec les managers des autres équipes, qui ont régulièrement des initiatives porteuses de conséquences financières qui doivent être traduites dans les projections,
✅ une veille technologique qui permet au DAF à temps partagé d’être toujours à la pointe de la productivité,
✅ un partage de connaissance, entre les différents consultants du cabinet, pour bénéficier de l’effet d’expérience. Concrètement, il est très probable que la survenance d’une problématique nouvelle chez un client A ait déjà été traitée par un autre consultant sur un client B.
Conclusion
Le temps partagé sur la fonction finance est un mode d’exercice particulièrement adapté aux start-up.
Dans ces sociétés, les fondateurs doivent se concentrer sur des sujets stratégiques et les sujets financiers doivent être adressés de manière professionnelle pour garder la confiance des investisseurs et des banquiers.
L’expertise d’un cabinet, dans la diversité des missions qu’il encadre, permettra également de mettre en place les bons outils et les bonnes démarches.