Retour d’expérience : comment travailler avec un DAF externalisé remote (distanciel) ?

La période COVID a très largement diffusé le télétravail, qui s’est depuis transformé en pratique pérenne dans beaucoup d’entreprises, en particulier dans les écosystèmes start-up.

Pour ne pas se limiter géographiquement à un bassin d’emplois, l’essentiel des projets naissent même en Full Remote et ne se dotent que plus tard d’un siège social physique avec de véritables bureaux pouvant accueillir des collaborateurs.

Néanmoins, le recul reste assez limité sur cette pratique, et certaines problématiques émanent de la relation de travail à distance (dilution de la culture d’entreprise, émulation limitée, isolement…).

Voici notre retour d’expérience après 3 années à exercer majoritairement en tant que DAF externalisé remote.

Animer la relation à distance

Chez Winside, la majorité des mandats de direction financière que nous occupons présentent une importante composante de travail à distance.

Voici ce que nous avons l’habitude de mettre en place pour animer cette relation à distance :

Des one-on-one réguliers

De manière systématique, nous planifions chaque semaine un court échange individuel (en général, 30 minutes en début de semaine) avec plusieurs personnes clés :

⇒ Le CEO pour connaître les éventuels besoins prioritaires du moment et le tenir informé de l’avancement des sujets,

⇒ Un relais opérationnel de l’équipe administrative et financière, pour mettre en œuvre la feuille de route.

La clé dans ces échanges est d’essayer de ne jamais les annuler, quitte, lorsqu’il n’y a pas de sujet particulier, à ne rester que 5 minutes dans le call.

Participation aux team building

La nécessité de créer des liens entre les collaborateurs qui ne se côtoient pas au quotidien a développé la pratique du Team Building.

Celle-ci est également rendue budgétairement plus accessible par les économies permises par l’absence de locaux physiques.

Il est très important que toutes les parties prenantes de la société, y compris celles qui exercent en remote et/ou de manière externalisée, soient conviées à ces événements.

En effet, ils sont le lieu et le temps où se créent les ponts informationnels entre tous les services de la société. La qualité des échanges et la circulation de l’information seront considérablement enrichies.

Nos équipes Winside mettent un point d’honneur à se rendre disponibles pour vivre avec vous ces instants privilégiés.

Disponibilité « à la demande »

En parallèle de ces temps d’échange institutionnalisés, une rencontre physique doit pouvoir être organisée relativement facilement. En effet, certains sujets peuvent être traités de manière plus efficace en présentiel.

Lorsque des sessions de travail présentielles seront organisées, il pourra être plus efficace de les penser sur 2 jours consécutifs, de façon à ce que le temps de trajet soit plus rentabilisé.

Existe-t-il des sujets à « présence impérative » ?

Quels seront alors les sujets qu’on traitera de préférence lors de ces sessions présentielles ?

Construction et itération stratégique sur business plan

Il sera en effet plus confortable et plus efficace de construire un Business Plan en étant dans la même pièce. Il en est de même pour les changements significatifs qui y seront apportés ultérieurement.

Notre recommandation en la matière est de dédier 2 heures de réunion présentiel tous les 6 mois à la redescente intégrale du Business Plan, de façon à :

⇒ En challenger la cohérence d’ensemble

⇒ Maintenir un haut niveau de maîtrise technique du BP par le CEO, de manière à être en capacité d’expliciter chacune des logiques de construction à ses investisseurs,

⇒ Si le business plan est scénarisé, affiner les scénarios sur la base de la vision du CEO.

Les rendez-vous avec les externes

Une direction financière (externalisée ou non) est régulièrement amenée à présenter les performances d’une société ou son bilan de manière détaillée.

C’est le cas auprès de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes, mais également auprès des banquiers ou de Bpifrance par exemple.

En général, ces partenaires de la société sont localisés dans la même zone que le siège social de la société.

Afin d’incarner la société et de construire une relation de confiance, un DAF externalisé préférera se rendre physiquement aux rendez-vous avec ces tiers, une fois par an minimum, voire un peu plus régulièrement à l’initiation de la relation.

Quel équipement pour un fonctionnement optimal ?

Conséquence de la période COVID, le dispositif informatique nécessaire au bon fonctionnement de la relation de travail à distance est désormais très diffusé et adopté.

On trouvera entre autres :

⇒ des outils de communication synchrone (visio, téléphonie) et asynchrone (mails, Slack ou autre)

⇒ Des espaces de stockage travail collaboratifs (Microsoft Sharepoint ou OneDrive, Google Drive,…)

⇒ Un dispositif de signature électronique

La question qui demeure est celle de l’accès aux logiciels.

⇒ Si la société dispose de l’ensemble de ses logiciels en accès SaaS, l’accès à un tiers est relativement facile.

Il suffit d’inviter le consultant via son adresse mail (certains clients préfèrent créer aux équipes Winside des adresses mail dans leur propre nom de domaine pour faciliter la gestion globale).

⇒ Si la société dispose de ses propres serveurs, il pourra dès lors être pertinent de créer une « machine virtuelle » via un VPN.

Conclusion

Il est désormais assez naturel de penser une relation de travail dans un mode hybride, entre télétravail et présence organisée.

A part quelques légères spécificités à prendre en compte, le plus simple reste d’essayer de ne pas faire de différence fondamentale entre une ressource salariée et une ressource externalisée.

Cela implique d’organiser un onboarding également pour un intervenant externe régulier, et de l’inclure dans les listes de diffusion des événements destinés à favoriser la cohésion de vos équipes.

Passée cette étape de « confusion volontaire », l’assimilation sera par expérience très naturelle, d’autant que c’est une des composantes du package de soft skills d’un bon DAF externalisé.