La Directrice Administrative et Financière de cette PME de 15M€ de CA et d’une dizaine d’entités opérationnelles va s’absenter pendant 5 mois pour congés maternité.
Le contexte et le cahier des charges
Ce groupe de plus de 250 salariés va devoir se passer de sa Directrice Administrative et Financière pendant près de cinq mois.
Deux mois avant son départ, la Direction Générale du groupe sollicite Winside Finance pour mettre en place un remplacement intérimaire.
Les défis sont nombreux :
- La clôture fiscale sera à peine entamée au moment du départ de la DAF,
- Le périmètre fonctionnel est très distribué (10 entités, 7 collaborateurs dans le service)
- Certains projets non courants doivent être initiés / poursuivis.
Nous parvenons à proposer rapidement, et sur la période demandée, un directeur financier de transition, à 80% du temps.
L’approche retenue
Compte tenu du temps retreint avant le départ de la directrice administrative et financière, et du nombre significatif de sujets envisagés pendant la période de transition, nous convenons d’adopter une approche basée sur :
✅ La rédaction des différents sujets et process en-cours :
- le récurrent, (reporting mensuels, gestion de la trésorerie, comptes annuels, animation du processus budgétaire, gestion des assurances…)
- les projets en-cours (transformations logicielles notamment),
- le non-récurrent (acquisition et due-diligence à venir, ouverture de nouveaux bureaux, etc.)
✅ La mise en relation avec les différents interlocuteurs de la DAF (CODIR, COPIL, Banques, CAC, avocats, assureurs etc.)
✅ Globalement, le maintien de l’existant afin de garantir une adaptation la plus rapide possible.
✅ Un management bienveillant auprès de l’équipe comptable en place.
L’imprégnation Business, qui nous est chère chez Winside, a été permise par la mise en place d’un point hebdomadaire avec le Directeur Général afin d’acquérir rapidement un niveau de connaissance satisfaisant des sujets du groupe.
Facteurs clés de succès
A posteriori, les principaux éléments qui ont permis la réussite de cette mission ont été :
✅ Une mobilisation rapide ayant permis une passation avec la directrice administrative et financière avant son départ,
✅ L’identification des procédures et bonnes pratiques manquantes (réflexion SIRH, Agrégateurs bancaires,…),
✅ Un fin dosage entre l’adaptation aux process existants et la proposition d’approches innovantes,
✅ Et le plus important, une confiance mutuelle entre la Direction Générale et Winside Finance.
Les compétences indispensables à la réalisation de la mission ont été :
✅ Power Query et Excel en maîtrise avancée pour les calculs et l’imbrication des données,
✅ Management des équipes « Finance » et travail en équipe afin de gagner l’adhésion.
Conclusion
Cette situation d’absence prolongée d’un titulaire de poste est fréquente en entreprise. Bien anticipée, elle se passe dans des conditions tout à fait sereines.
Mieux, cette phase de transition, dans le cas précis de notre client, a finalement été une opportunité pour remettre en question les process existants, grâce à l’œil neuf de notre consultant.
Une transition inversée en fin de mission a permis de communiquer sur les sujets en-cours et de former aux nouveaux outils de reporting mis en place.